電話対応や電話マナーは、社会人としての基本マナーになります。
特に、会社においては、電話対応や電話シーンが会社のイメージにもつながるので、きちんと押さえておいた方が良いマナーになります。
ここでは、電話のマナーにおけるビジネスマナーについて簡単に説明をしていきたいと思います。1つ目は、大きな声で元気にハキハキと受け答えをすることになります。
電話に出た声が暗くて聞こえづらいと、印象も悪くなってしまいます。いつもの声の調子よりもワントーン高めの声を出して、電話に対応することがおススメになります。また、普段から腹式呼吸を心掛けて、大きくハッキリとした声を出すようにすると、電話の相手に好印象を与えることができるでしょう。
2つ目は、ペンとメモ用紙を聞き手側にスタンバイしておくことになります。スムーズに電話中にメモが取れるようにしておくことも大切になります。電話の相手に聞き返すことが無く、電話を切る前に要件を確認して電話を終わりにするようにすれば、好印象を与えることができます。
3つ目は、電話に出るタイミングは、3コール程度にすることになります。
電話のコールは3コールまでとされており、それ以上待たされるとストレスを感じてしまうとされているので、注意が必要になります。4つ目は、ながら電話は絶対にしないことになります。手が離せない仕事をしていたとしても、電話に出た時は作業を止めて、電話に集中するようにする必要があります。
以上が、電話のマナーで必要なことになります。ビジネスマナーとして押さえておくと良いようです。